Hijos corriendo, perros y actividades que no corresponden a una videollamada. Estas son situaciones comunes que en algunos casos han resultado virales, pero que ya hacen parte de la cotidianidad. En 2020 se incrementaron las videollamadas en plataformas como Zoom, Webex y Meets, entre otras. Incluso las de fiesta: Según el portal Statista, en España, para marzo de este año, Houseparty incrementó su número de descargas en 2,360 en el promedio semanal.
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Como estas reuniones hacen parte de cada ocasión, con ayuda de la experta en personal branding de LCI College Ana d’Carvalho enumeramos algunos consejos básicos para que tu reunión sea un éxito.
- PRESENCIA: “Para una reunión así acicálate como si fueras a ver a alguien de manera presencial”
Mucha gente suele descuidarse a la hora de tener algún tipo de videollamada. Pero la experta insiste en que puede que en algunas de ellas se prendan las cámaras. Por eso, al menos hay que tener dos de tres elementos básicos para no salir desaliñado: “Si no tienes la ropa ideal, asegúrate que el maquillaje esté bien, si tienes el cabello recogido, asegúrate de que el maquillaje esté bien y que la ropa esté bien, si haces dos de estas tres cosas, ya estás en el otro lado”, aconseja.
“Dependiendo del tono de la reunión es que puedes elegir la ropa. Puedes usar colores sólidos, brillantes. Si tienes un público divertido, usa estampados y accesorios grandes para que las personas del otro lado te vean y se sientan empáticas con tu imagen. Y regla de oro, báñate, péinate, lávate los dientes y acicálate como si fueras a ver a la persona presencialmente”, explica la experta.
- SORPRESAS: “Maneja los imprevistos con naturalidad”
El perro, el hijo, una mosca, rasquiña, un imprevisto… Eso no se puede controlar. Por eso, afirma d’Carvalho, hay que preparar el espacio con anterioridad. Pero aun así, si sucede algo, “hay que manejar todo con naturalidad”.
“Si sabes que esto va a pasar, apagas el micrófono. Incluso puedes reírte de eso: Cuando la situación se sale de las manos hay que ser auténtico. Las personas no quieren ver robots al otro lado de la cámara. Quieren ver personas de verdad, auténticas. Eso genera carisma en cámara”, afirma.
- CÁMARA: “¿Cuándo prender y apagar la cámara?”
Depende del tipo de reunión que se tenga, afirma la experta. Si en una reunión de cuatro dos prenden la cámara, es por etiqueta que se debe hacer. “Las reglas de etiqueta se basan en el respeto mutuo, en la convivencia de dos o más personas de una forma agradable. Esa es tu responsabilidad, de qué forma interactúas de una forma agradable y con mucho respeto. Siempre debes estar listo para la cámara, porque no sabes si va o no va, o si tu líder prende la cámara e invita a los otros a hacerlo. Y debes hacerlo”, remarca.
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También afirma que lo mejor es usar un fondo neutro y un espacio donde no pasen personas por detrás para que no haya distractores.
- PARTICIPAR: “Silencios incómodos”
Es muy común que en clases los estudiantes sean apáticos. Pero hasta para las clases hay que tener cortesía: “A veces, lo que pasa es que el anfitrión no da espacios para conversación. Si eres el anfitrión, es importante que invites a las personas a que lo hagan y si eres participante y el anfitrión pide que hables, hazlo.
A veces da vergüenza y todo, pero si tu anfitrión te está proponiendo el espacio ideal para la conversación, eso es ser respetuoso. También silencia los micrófonos en la plataforma mientras el anfitrión da su charla”, añade.
- “ERROR 404”: “¿Y si hay una falla técnica?”
En teoría, eso no debería pasar. Ana d’Carvalho recomienda ser precavidos.
“Si uno es anfitrión, hay que conectarse por cable. El wifi no es suficiente hoy en día. Como anfitriones, debemos hacer todo de la forma más agradable posible: Hay que mirar a la cámara, no a la pantalla. Usar un buen micrófono, un buen fondo, buena dicción. Nunca reclinarse o comer, eso se nota”, afirma.
“Ahora, si se va la luz, comunícate con el grupo de WhatsApp de la reunión o ten los recursos para informar de forma inmediata. En un webinar tienes ayuda, pero si tienes apoyo en otras plataformas, informa a la persona que te apoya que ponga un video, que invite a la gente a hacer preguntas, etc. Todo hasta que se recupere la señal”, explica.
También invita a la gente a estas reuniones a enfocar su atención en ello: “Estar presente en una reunión y mostrar respeto por las personas que están haciendo la clase es parte de las reglas de etiqueta”, añade.
Entrevista
Andrés Jiménez, Director de Partners, Cuentas Corporativas y Pymes en Microsoft
- ¿Cómo aprovechar mejor las reuniones?
Las reuniones tratan acerca de las personas que participan en ellas y no de la tecnología. La mayoría de las reuniones eficaces tienen un propósito claro. Usa la descripción de tu reunión para detallar su finalidad. Utiliza el chat para compartir recordatorios o documentos de lectura previa para tu audiencia antes de la reunión. Asegúrate también de incluir el trabajo de preparación en la invitación a la reunión. Graba la reunión para compartirla y tener una transcripción.
También haz que las reuniones sean cortas y efectivas.
- ¿Cuándo usar video?
Cuando tengas un buen ancho de banda, activa tu video. El video realmente amplifica tu colaboración en reuniones (pero si tienes un ancho de banda limitado, desactiva el video para mantener un audio de alta calidad).
Si es por Teams, asegúrate de saber cómo unirte a una reunión antes de que empiece y de que tus invitados sepan unirse también.
- ¿Cómo lograr una reunión exitosa?
Practica la inclusión –pide a todos en la reunión que hagan aportes–. Si el volumen de audio de alguien es demasiado bajo o si su dispositivo está causando problemas, arréglalo al inicio de la reunión para que la persona no quede excluida. También es muy importante estar atento al botón de silenciar para evitar momentos incómodos o ruidos que puedan alterar la reunión. Tus invitados podrán volver a activar su micrófono en cualquier momento. Sugiero igualmente usar el desenfoque de fondo si no deseas que se convierta en una distracción.
Ahora, para asegurarte de incluir a personas que tengan alguna discapacidad o dificultad de concentración, asegúrate de activar la opción de subtitulado.
* Con información de Luz Lancheros.
