“No puedo confiar en nadie más, no tenemos suficiente gente, no sé cómo hacerlo, no sé a quién solicitárselo, yo lo hago mejor que cualquiera…”
Todas las frases anteriores son las típicas excusas que utilizamos a la hora de no delegar. Sin duda, delegar no es fácil, pero es un mal sumamente necesario si queremos ser efectivos en nuestra gestión.
“Quien tiene gente a su cargo debe saber qué es lo que se espera de su equipo de trabajo para poder dar los mejores resultados, si no, ¿cómo voy a poder dar de mí o de mi equipo lo mejor si no sé lo que se espera de mí?”
Primero, debemos hacer la diferencia entre delegación y gerencia. Muchos creen que delegar es darle a la gente “algo” para hacer. De hecho, es común escuchar a los colaboradores de una empresa comentar que sus jefes les dejan las tareas “solo” para verlos ocupados y no porque realmente sea necesario.
Por otra parte, gerenciar es alcanzar las metas de mi equipo o de la organización a través de facultar a mis colaboradores, empoderándolos para lograr los resultados y objetivos trazados.
Sin embargo, esto tampoco nos da luz verde para delegar todas nuestras tareas y pretender que otros hagan nuestro trabajo.
Por esta razón, veremos cuándo podemos delegar una tarea:
- –Cuando no tenemos el conocimiento o la capacidad para desarrollarla.
- –Cuando, debido a otras responsabilidades, no tenemos tiempo para llevarla a cabo.
- –Cuando estemos haciendo algo que otra persona puede hacer y así dedicarnos a hacer las tareas que solo nosotros podemos realizar.
- –Cuando otro miembro del equipo tiene más capacidad que yo para realizarla.
- –Cuando es una tarea sencilla y rápida de solucionar se la puedo delegar a quien tiene más tiempo libre en ese momento.
Quien tiene gente a su cargo debe saber qué es lo que se espera de su equipo de trabajo para poder dar los mejores resultados, si no, ¿cómo voy a poder dar de mí o de mi equipo lo mejor si no sé lo que se espera de mí?
Para delegar efectivamente debemos efectuar fielmente cuatro pasos. Si nos enfocamos en cumplir cada uno de ellos, las probabilidades de tener éxito son muchas.
El primer paso es definir cuál es la tarea que deseo o necesito delegar.
El segundo paso es recopilar toda la información que necesito para poder dar la instrucción, dejando claros los pasos y procedimientos para realizarla.
El tercer paso y en mi opinión el más importante es el que se enfoca en elegir a la persona adecuada para darle la tarea en cuestión.
Es evidente que somos personas únicas e individuales, con nuestros propios intereses, fortalezas y debilidades, y es por esta razón que se vuelve necesario conocer a mi gente antes de delegar.
Por ejemplo, tengo que realizar un informe de la reunión de junta directiva y dentro de mi equipo tengo a Juan y a Claudia. Juan es creativo y un tanto emocional en su trabajo; Claudia, por el contrario, es sistemática, organizada y bastante perfeccionista. ¿A quién le debo delegar la tarea?
Si le doy una tarea a alguien fuera de su área de especialidad, esta le llevará mucho más tiempo. Una vez lleve a cabo los tres primeros pasos, es útil generar pautas o procesos de evaluación para medir los resultados.
Y por último, pero no menos importante, el cuarto paso es tomar en cuenta el tamaño de la tarea que delegamos. Si es la primera vez que la persona la realiza o la tarea es muy grande, esta no será completada satisfactoriamente. Por ende, la persona perderá la confianza en sí misma y se sentirá frustrada en cuanto a recibir nuevas responsabilidades.
Si quieres lograr tus objetivos y crecer, delega lo que otro también puede hacer.